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工作多到要爆炸?八招化解!


工作多到要爆炸?八招化解!

shutterstock

會議開不完,報告寫不完,專案做不完,這是你的職場寫照嗎?小心工作量超出負荷,讓你做事沒效率,加班也救不了。利用八個方法,打破被工作淹沒的困境。

工作到一半,老闆走過來交辦新的差事;辦公室裡,每隔十分鐘就有人問你問題,讓你無法專心做事;你的手機整天響個不停;一堆電子郵件等著你回覆。

哦,還有那些開不完的會議、寫不完的報告、談不完的客戶專案……。

在這個強調團隊、創新和速度的時代,愈來愈多主管和知識工作者抱怨他們的工作爆量。維吉尼亞大學管理學教授克羅斯估計,他們必須花八、九成以上的時間開會、講電話、回電子郵件,剩下的時間根本不夠做事。

「我問自己:你到底在幹嘛?這太瘋狂了,」一家跨國公司主管告訴《華爾街日報》,他當空中飛人到處開會,週末也不得閒,忙到精疲力竭。

真想大喊,「夠了沒!」

「我做太多工作,永遠在逼自己多做一點,永遠在處理回不完的電郵。我試著掌控生活,但失敗了,」一家數位行銷公司的主管透露,有時他真想高舉雙手大喊,「夠了沒!」

不管我們怎麼做,一天的事永遠做不完,往往逼得我們只能先處理手邊最緊急、而非最重要的那些事。

更糟糕的是,因為工作量超過負荷,我們變得沒有效率,即使加班也沒用。研究顯示,人一天只要工作超過八小時,生產力與認知表現就會下降。也就是說,我們工作的第九、第十、第十一個小時,完成的工作量會一直遞減。

如何打破這種困境?專家建議,先從保持正面心態做起,利用下面幾個方法,戰勝工作爆量。

一、花幾分鐘做正念練習:在新書《好日子革新手冊》中,管理顧問韋伯(Caroline Webb)建議,下次當你覺得工作過量,壓力太大時,可以用這個方法,讓頭腦清醒起來,重新獲得專心的機會。

停下手邊的事,花五分鐘時間把意念專注在呼吸上。最簡單的一招,是「三秒呼吸法」:全身放鬆,閉上眼睛,用三秒鐘吸氣,三秒鐘呼氣,然後閉氣三秒,輪流練習。慢慢的,你會感覺大腦不再一團亂。

二、最重要的事先做:做完深呼吸,腦袋清醒後,幫自己訂出一張有焦點、做得到的待辦清單(別去管其他事情了,等你把最重要的事情做完再說)。檢查這張清單,問你自己:眼前最重要的事是什麼?今天一定要做完的事是什麼?今天不做的話,後果最嚴重的事是什麼?

接著,從最難的任務開始做。「因為我們都不想碰那些最困難的工作,所以常常先做最簡單的事,」芝加哥企管顧問布魯薩德指出,「但最棘手的事情,才是我們需要先做的。」

通常,我們對棘手的事情不知所措,是因為不曉得要從哪裡著手。所以,讓最困難的事情變得不那麼難做,可以用「切香腸法」,把它分成幾個部份。

韋伯也建議,不知如何下手,就問一個簡單問題:「最重要的那件事,今天就能先做的小小第一步是什麼?」

三、砍掉非必要的會議和專案:你的工作清單上,真的每件事都非得做,每個會議都得參加?

也許有些案子沒那麼重要,或者太舊,已不再有時效性。不妨把所有的專案按照重要性的高低,從一級到五級做出評等,把列入最不重要的第五級專案暫時砍掉,盡量把主力放在第一和第二級的案子上。

如果你是主管,許多會議非開不可,那就盡量縮短開會時間,提高開會效率,不必要的會議乾脆取消。

即使你不是召開會議的主管,也可以想辦法減少開會,例如,為自己訂出每週用來開會的「時間預算」,再來決定如何運用這些時間,參加最重要、相關且有生產力的會議。

四、做不完,就放手給別人做吧:很多人明明自己忙不過來,卻仍不懂得要授權,請別人幫忙,因為他們不放心,認為別人的經驗不夠、能力不如自己,或是自己來做比較快。

「這會讓我們付出很大的代價,」韋伯警告,「不願把別人做得還可以的工作分出去,結果就是真正重要、只有我們能做的事,進度被拖累。」

所以,別再事必躬親,什麼事都自己做。英國職場專家拉迪梅吉建議,只要對方能夠做到你的七成水準,你就可以「外包」了。對方接下工作,邊做邊學,將會逐漸上手。

五、有技巧地向上司求助:如何尋求協助,又不會讓自己顯得無能或不適當?

千萬不要一味發牢騷。「不要一進去就說,我要做的事情太多了,因為你的上司自己也有太多事情要做,」布魯薩德提醒。

比較有建設性的方法,是告訴上司,你最近接下了比較多的任務,很想好好做,但也很需要上司協助,幫你判斷哪些事情需要先做,哪些事情可以等一等。

去找上司時,務必要有幾個可行的解決方案。例如,「我可以做A和B這兩件事,但實在無法兼顧C。如果C很重要,那我想把A先拿掉。再不行,還有另一個方法,是由珍妮來做C,我可以從旁協助她。」記得,把你們的討論集中在怎樣「讓你把工作做得更好」上面。

六、學會說「不」:工作爆量最常見的原因,就是你接下了太多的任務。也許你覺得拒絕別人的請求很難,但有時,你就是得開口說不。

回絕他人時,不必顯得粗魯或咄咄逼人,但是要態度堅定,向對方解釋你現在已經滿檔,實在沒有時間再答應新的任務。

比較間接的回絕法,是讓對方知道,想找你還有得等,「這件事我可以做,但必須等我把手上幾個案子做完,才有時間接手。」

七、聰明工作:韋伯提供了幾個善用時間,增加生產力的方法。

․事先決定好,每天的瑣事該如何處理:是否有一些事(吃什麼東西、穿什麼衣服等),每天都能在相同時間、用相同方式去做?把不是那麼重要的日常決定「自動化」解決,腦子就有空思考真正重要的事情。

․一次做一件事就好:我們常以為同時做很多事情,就能在一天之中塞進更多工作。但研究早已證明,多工作業(multi-tasking)只會降低生產力,不僅拖累速度,還很容易忙中有錯。「單工」就好,不必多工,一次只做一件事,專注會讓生產力更高。

八、給自己中場休息時間:休息不是浪費時間,而是明智之舉。如果我們在忙碌的一天中,花點時間充電與反省,給自己一點喘息空間,不要一件事做完,立刻做下一件,就會有更多腦力可用。

善用上面這八個方法,減輕負荷,你將覺得工作過量的壓力不再那麼大,職場工作與個人生活之間,也不會再那麼失衡。

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