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豐田式管理術 一天多3小時


豐田式管理術 一天多3小時

黃建賓攝

不論是家庭事業兩邊顧的雙薪家庭,還是在家帶孩子的全職家長,永遠都覺得時間不夠用,從杜絕時間浪費著手,讓自己優閒生活。

「麵條已經過期? 待會要煮的湯麵怎麼辦?」「剪刀跑去哪? 明明家裡好幾把,要用的時候一支也找不到!」「小孩房間才整理過,沒幾天又像打過仗,永遠整理不完!」

明明已經是「時間的窮人」,每天和時間賽跑,家務上卻總是冒出許多小麻煩來當絆腳石,卡住自己的步調,也讓心情莫名的煩躁。

目標:揪出「窮忙」時間

「如果一天可以多出三個小時自己的時間該有多好!」,這樣的夢想並非不可能,關鍵在於「杜絕時間浪費!」

日本暢銷書《把你的一天變成二十七小時》(暫譯)中指出,有效的規劃時間和妥善安置身邊物品、文件,就能把「窮忙」裡無形浪費的時間找回來。若能把這段時間好好用在自己有興趣的領域或進修,生活將變得更積極,更有動力 。

作者木村?子建議,如果一整天都忙著開會、回信、接電話,拖到傍晚才能做正事,不如每天提早開工,善用早上沒有人打擾的時段,集中精神有效率的完成要事。

「今天要準時下班去看棒球,所以早上六點就爬起來工作!」木村?子舉例,為了增加早起的動力,她常會給自己一個「不單純」的誘因,讓她甘願早早爬出被窩,爭取一天更多的「自主時間」。

她也認為,「找東西」是浪費時間的「時間小偷」,因此手邊的物件盡量精簡,非消耗品例如剪刀、釘書機只要一個就好,用完歸位。因為在宅配迅速,便利超商林立的生活中,已經不需囤積太多消耗品,徒增收納困擾。

跟豐田企業學減少時間浪費

在管理界知名的「豐田式管理」,也是從「成本」觀念出發,減少「時間浪費」,提升企業的營運效率。相同的觀念,也適用在家庭裡。

「東西放著就是成本!」在豐田管理的觀念裡,家中物品就算只是躺在儲藏櫃裡,也有「儲存成本」、找東西發生的「找物成本」 、或食品過期造成的成本浪費。透過豐田「五S」(整理、整頓、清掃、清潔、素養)管理術,其中的兩大步驟:整理、整頓,就能降低「家事成本」,讓生活更輕鬆。

步驟一:「整理」。意味將物品分為需要、不需要、可能會用到這三類。不需要的物品就立刻丟棄或送出。難以判斷該丟還是可能會用到時,可以先將物品移往不常使用的儲存空間暫存,訂下「觀察期」,例如三個月或半年內都未使用,就可判斷為不需要進行處置。

步驟二:「整頓」。則是將物品做到「定品、定位、定量」,確保需要的時候,可以立刻拿到需要的東西,需要的量。「使用頻率」愈高,就要放在愈容易拿取的地方。例如廚房裡最順手好開的抽屜,就該放最常用的餐具,千萬別將這「精華地段」被不知放哪好的冷門物品占據,增加使用上的不便。

若想長時間維持整理,整頓之後的成效,也需家人一起了解收納的方法,共享整潔居家的美好。另外,也不要刻意增加櫥櫃,擴張收納空間,避免又過度購買,增加家裡的「庫存成本」。

當生活裡浪費時間的雜事減少,家事整理更有效率,就能爭取更多時間,成為「時間的主人」!

從小孩房間開始練習吧!

狀況1

收玩具總是亂塞一通不整理。

可以用膠條或線明確劃出物品應該擺放的位置,協助孩子自己判斷、將物品擺放整齊。

狀況2

難歸類物品怎麼辦?

不知該不該丟掉的小玩具,可統一先收入「暫存盒」,避免四處散置,並讓孩子定時清理「暫存盒」。從學校帶回來的美術作品,掛在牆上進行「3個月個展」,時間到了便丟棄換下一批展品。

狀況3

收好的東西,卻不容易找到。

先將物品分類後,貼上文字或圖示標籤,透過明確分類、可視化,讓孩子自行收取物品。

狀況4

東西用完不歸位,老是找不到!

可以將常用文具定位、定量,並描出輪廓線,幫助孩子一眼就可以看出哪些東西沒有回到「自己的家」,藉此訓練孩子將物品歸位。

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